ISOなどマネジメントシステムでは、必ず「文書と記録」という言葉が登場します。
文書と記録の違いを簡単にまとめてみました。

まずそれぞれの意味を「goo辞書http://dictionary.goo.ne.jp/」で調べてみました。

[文書]
〔古くは「ぶんじょ」とも〕文字で書き記したもの。書き物。かきつけ。書類。もんじょ。

[記録]
 (1)のちのちまで残すために物事を書きしるすこと。また、その書きしるしたもの。
 (2)スポーツ競技などで、残された成績や結果。レコード。
 (3)古文書(こもんじよ)学で、古文書と区別して、特に公私の日記類をいう称。
三省堂提供「大辞林 第二版」より

私なりに簡単にまとめますと、
文書とは、変更される可能性があるもの。
記録とは、結果の証拠であって、変更されることがないもの。

と言ったところでしょうか。
だから、文書管理が必要になるわけです。