国土交通省関東地方整備局の電子納品事前協議を紹介いたします。

=電子納品要領=
参考資料として、電子納品に関する要領・基準がありますが、手引きでほとんどの内容を理解することができると思います
○CALS/EC電子納品に関する要領・基準
http://www.cals-ed.jp/

=手引き・事前協議チェックシート=
実務として、関東地整の手引きと事前協議チェックシートが必要となります。

○電子納品に関する手引き(案)[土木工事編]
○事前協議チェックシート(工事用)【例】
http://www.ktr.mlit.go.jp/kyoku/tech/cals/0511_tebiki/nouhin_tebiki_0511.html

=記入要領=
(1)協議参加者
工事概要や協議参加者を記載します

(2)適用要領・基準類
見本はチェックリスト作成時点での最新版が入力されていますので、特記仕様書の適用を確認の上、上記「CALS/EC電子納品に関する要領・基準」を参照して記載します
今回の工事では、工事完成図書の電子納品要領(案):H16.06、電子納品運用ガイドライン(案):H17.08、CAD製図基準(案):H16.06、CAD製図基準に関する運用ガイドライン(案):H17.08、デジタル写真管理情報基準(案):H18.01となります。

(3)インターネットアクセス環境、利用ソフト等
インターネット回線の契約速度や社内メールの容量制限を記載
社内での利用ソフトを記載、発注者分は発注者に確認
電子的な交換・共有:電子メールやASPや情報共有サーバで打合せ簿などを取り交わす場合は、その方法を記載

(4)工事検査方法等
工事検査時の機器、各書類の検査方法(電子or紙)、検査時に紙を用意する書類を記載します。各発注者事務所にて取扱方が異なりますので、担当者に雰囲気を確認すると良いでしょう。
小規模工事でしたら、工事写真閲覧用のノートパソコン1台で構わないと思います。また、検査時に紙で用意する書類については、紙でやりとりするのであれば、写真以外全て列挙しておくと良いでしょう(ASPや情報共有システムなどを用いて、電子にてやりとりするのであれば、すべて電子でも構わないかと思いますが、ダイジェスト版や施工計画書くらいは紙で用意しておくと検査がスムーズに進みます)。

(5)電子納品対象書類
電子成果品必須書類と協議対象書類とその他の書類に分かれています。
必須書類については基本的に電子納品しなければなりませんが、協議によって省かれるものもあります(例:工事数量総括表など)。
協議対象書類について、一つずつ提出するか確認してください。工事打合せ簿にて提出するものは必須書類で○になっているので、○でも構わないかと思います。
その他の書類については、打合せ簿で提出(例:工事カルテなど)を除いて、ほとんど空白で構わないと思います。

あくまでも協議ですので、両者の協議及び認識の一致が必要です。協議資料のたたき台の資料作成の参考にしていただければと思います。