海上工事を行う際には、工事であれば工事許可申請書、調査などであれば作業許可申請書の届け出が海上保安部に必要となります。

工事許可申請書の流れについて、ざっとですが書かせていただきます。

許可がおりるまでには1ヶ月程度かかりますので、契約後には速やかに作成し、申請する必要があります。
しかし、実際作業を行う業者と打合せを行わないと、書けるものでもありませんので、難しいものです。

では、流れをざっと書かせていただきますが、あくまでも一つの例ですから、地域などによっても変わることをご了承ください。

1.許可申請部署に挨拶と書き方を確認
まずは、許可申請部署(航行安全課や安全課など)に工事概要を持参して、ざっとした工事の説明と、許可申請の書き方を教わりましょう。書き方については、プリントしたものを用意してあると思います。
以前に提出したファイルなどを持っていても、書き方や章立ての順序が異なることもあるので、聞いた方がよいでしょう(様式も変更になっている場合もあります)。

2.工事許可申請書を作成
書き方を良く読んで、申請書を作成します。施工計画書とラップする内容は多いですが、提出する目的が異なりますので、全く同じではありません。また第9号様式はこちらからダウンロードができます。船舶調書を忘れずに。

3.許可申請書を提出
工事許可申請書を提出します。ホッチキス止めでも構いませんが、やはりファイルに綴じ、タイトルや業者名を書いた方が印象はよいでしょう(1部は保安部での回覧用として外される場合もありますが)。
目次やページ番号、中表紙も忘れずに。通常は2部提出です。
また、9号様式には、連絡先を忘れずに(申請は契約者印ですので、提出者の連絡先を書きます)
提出時に、中身をざっと確認してくれますので、修正があれば直して数日中に差し替えます。

4.修正依頼や確認事項の連絡
許可がおりる1~2週間前になると、内容の細かい確認や修正の連絡があります。また、ボールペン書での修正でも可能な場合があるので、印鑑を持参しましょう。

5.申請書の受理
内容の最終チェックが完了すると、受領するように連絡があります。印鑑を持参して取りに行きます。各船舶などへコピーを常備する必要がありますので、コピーを行っておきましょう(なるべくA4のみで作成しておくと便利です)。

以上で終わりですが、着手時後速やかに着手届、完了時には完了届を提出します。変更時や船舶追加時にも届け出が必要です。

海上工事も御安全に!